Quels sont les enjeux de la gestion des documents dans une entreprise ?

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Les documents d’une entreprise sont très importants dans la mesure où les tâches sont effectuées par différentes personnes. Aucune entreprise ne peut bien fonctionner sans documentation. On ne s’en rend compte que quand il faut utiliser des informations de façon impérative et obligatoire à des moments précis. De la politique générale aux différents types de rapports (même les plus détaillés), toutes les informations importantes doivent être gérées de façon efficace.

La gestion de document consiste en une structuration et une gestion de tous les documents entrants et sortants, résultant des diverses activités dans une entreprise. Autrement dit, elle représente l’organisation et le contrôle des documents dont se sert une entreprise dans le but d’effectuer convenablement ses tâches. Il peut s’agir de documents numériques ou physiques (en papier). Quelle que soit leur nature, l’objectif principal est de pouvoir les conserver de la manière la plus efficace possible pour qu’ils puissent être accessibles aux moments opportuns.

Avec la transformation numérique dans tous les secteurs, la méthode la plus simple et la plus rapide pour gérer sa documentation est la GED (Gestion Électronique des Documents). C’est un système de gestion informatisée qui permet d’éviter les vols et disparitions de documents importants en entreprise.

En effet, la mauvaise gestion des documents peut amener l’entreprise ou l’industrie à perdre des données et des informations très importantes pouvant entrainer de lourdes conséquences. Par ailleurs, une bonne gestion documentaire améliore la collaboration entre les différents employés d’une entreprise. Elle favorise le partage efficace et rapide des informations ainsi que leur traitement. Grâce à la gestion efficace des documents, il est facile de déterminer qui a apporté telle modification à tel document ou même qui a géré telle affaire à tel moment. Elle permet également de rationaliser le flux de document en rassemblant et en gérant de manière structurelle l’énorme quantité de documents au sein de l’entreprise.

L’autre avantage non négligeable de la bonne gestion documentaire est qu’elle permet d’éviter l’accumulation au sein de l’entreprise et d’optimiser l’espace de travail. Avec une bonne gestion documentaire, tous les documents restent disponibles à un endroit centralisé donc accessibles et faciles à trouver par tous ceux qui ont le droit d’y accéder. En fonction du secteur d’activité, et de la stratégie de travail adopté dans l’entreprise, le mode de gestion de document diffère. À cet effet, Zeendoc, une plateforme de gestion documentaire a été conçue et développée pour répondre aux besoins de toutes les industries. Elle intervient dans plusieurs domaines. Non seulement elle s’occupe de la gestion documentaire pour l’industrie, mais aussi de la gestion documentaire pour la construction et les travaux publics. Elle s’occupe également de la gestion documentaire dans plusieurs autres secteurs d’activité. C’est une plateforme qui accompagne les entreprises dans l’archivage et la traçabilité des documents, la dématérialisation des achats et des matières premières, les échanges fluidifiés au sein des services et le respect de la qualité et des normes ISO en vigueur. L’Avantage de confier sa documentation à Zeendoc est qu’elle valorise et sécurise toutes les informations se trouvant sur vos documents et vous permet d’y avoir accès à tout moment.

La GED au sein d’une société comprend plusieurs étapes. La première étape qui est l’étape de l’acquisition consiste à numériser tous les documents. Dans un deuxième temps, les documents sont indexés et classés pour être facilement exploités. Ils sont ensuite stockés en tenant compte de différents aspects (durée de conservation, support de stockage, etc.). La dernière étape quant à elle concerne la diffusion des documents aux utilisations concernés.

En définitive, quand bien même la gestion électronique de la documentation engendre des dépenses financières supplémentaires, elle est d’une importance capitale pour toute entreprise. À la longue, elle permet de gagner énormément de temps et constitue par la même occasion un élément important de la stratégie d’entreprise.

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